среда, 11 сентября 2013 г.

По следам публикации или вопросы перед началом проекта

Ольга Ильченко написала добротную такую статью для начинающих проект по описанию бизнес-процессов.
В результате родился такой-себе конспект.


1. Бизнес-консультант должен быть подчинен только лишь и непосредственно Генеральному директору.

2. Бизнес-консультант должен находиться на более высоком уровне управления, чем руководители подразделений, которым предстоит внедрять бизнес-процессы в своих отделах.

3. В самом начале запуска проекта описания бизнес-процессов необходимо поставить цели и задачи, определенные руководителем предприятия – владельцем всех процессов. Ни в коем случае нельзя «собирать конструктор» из задач, определенных руководителями подразделений. Естественным образом построится разрозненная картина, и набор стратегических целей компании так и не определится. Главный принцип стратегии – на чистом листе наметить путь развития предприятия и его глобальные цели, и подстраивать задачи подразделений под эту линию.

4. Если что-то не так по первым трем пунктам - не связываемся с таким проектом.

5. Перед тем как приступить к работе, я всегда спрашиваю у Заказчиков: «Зачем вам это нужно? Что именно должно случиться, когда мы построим нашу систему процессов?». Когда в ответ я слышу нечто вроде «я услышал, что существуют эдакие «бизнес-процессы» и понял, что мне это нужно (зачем? – ну… нужно!)», то моя задача предупредить о том, что с таким подходом в итоге получится лишь стопка регламентов.
Комментарий: стопка регламентов - это очень даже неплохой результат, скорее ничего не получится.

6. Заказчик и Консультант должны оценить, сколько весь процесс описания и внедрения потребует лично от Заказчика времени. Это крайне важно для корректного процесса утверждения и подведения итогов по результатам описания бизнес-процессов.

Так вот, если Заказчик не готов регулярно выделять время на обсуждение бизнес-процессов, то я считаю, что и затеваться с проектом не стоит, потому что это будет пустая трата времени и денег.

7. Заказчик и Консультант должны определить и оценить, какие существуют риски для благосостояния Компании от описания и внедрения бизнес-процессов, и какие трудности могут возникнуть, а так же определить пути решения основных предполагаемых проблем.

8. Заказчик и Консультант должны определить, в какой именно роли Консультант будет выступать в проекте описания бизнес-процессов. Есть два типовых подхода - консультант со стороны и штатный сотрудник.
Комментарий: думаю имеет смысл расширить до определения технологии проведения проекта.


9. На мой взгляд, достаточно эффективная система, особенно для малого и среднего бизнеса - это симбиоз Консультантов и Руководителей. Это тот самый путь, когда специалисты со стороны обучают ваших Руководителей правильно описывать процессы и на начальных этапах контролируют их работу. Связь двусторонняя - штатные специалисты также прибегают к помощи консультантов в сложных вопросах.
Комментарий: все отлично, если так оно и будет. Но руководители крайне редко по своему роду занятий и природе готовы систематически описывать процессы. Они должны возглавить и вести проект, участвовать в нем регулярно, но описывать - звучит фантастично.

10. Если Заказчик в принципе не готов к переменам (иногда существенным) в своей Компании, то работа по описанию и внедрению системы бизнес-процессов будет для него тяжким бременем.

пятница, 23 августа 2013 г.

Как работать с пакетами импорта

Business Studio позволяет обмениваться информацией между различными базами данных. Рассмотрим обмен на примере импорта пакета.
Открываем меню Главная блок Импорт-XML

В окне "Импортировать файл" выбираем файл импорта XML

Опция "Импортировать только измененные объекты" имеет смысл, когда идет работа в различных базах данных и нужно импортировать в целевую базу только измененные в другой базе данные для ускорения импорта. Если пакет импортируется впервые, то все объекты будут измененными.

Опция "Снимать пометку "Забрано на редактирование"" автоматически снимает пометку на редактирование для всех импортируемых элементов. Имеет смысл, если ранее такая отметка была поставлена.
Опции ("Импортировать только измененные объекты" и "Снимать пометку "Забрано на редактирование"") можно оставить в значении по умолчанию.
Если в пакете импорта есть ссылка на объект, которого нет в целевой базе данных, то можно получить окно.
Здесь есть два варианта:
1. Соглашаемся и идем дальше.
2. Отменяем импорт, возвращаемся в формирование пакета экспорта и включаем необходимые нам объекты.

Пакеты для самостоятельной загрузки:


  • Типовые структуры бизнес-процессов 
  • Пакеты для модуля СМК 
  • Примеры настройки прав модуля ССП



загружаем со страницы.  

вторник, 23 июля 2013 г.

Как проверить обновления Business Studio

Мы внимательно слушаем замечания и предложения наших пользователей, поэтому обновления выходят регулярно.
Каждый пользователь может самостоятельно проверить доступность обновлений и получить ссылки для скачивания.
Для этого нужно запустить клиентскую часть Business Studio, выбрать меню Помощь - Проверить обновления. В результате вы получите окно с актуальными ссылками на дистрибутивы.

вторник, 16 июля 2013 г.

Как получить полный журнал событий

В процессе работы с программой иногда возникает необходимость сохранить и передать журнал событий.
Как это сделать?

Открываем меню Справочники - Все справочники


Нажимаем на иконку Выбирать все



Раскрываем ветку Администрирование и выбираем Журнал событий

В Журнале событий открываем меню Действия и выбираем Настройку колонок


Проверяем флажки


Вызываем контекстное меню (клик правой кнопкой мыши на журнале) и выбираем последовательно Дополнительно - Открыть в Excel.


Сохраняем файл Excel c журналом. Журнал событий готов к отправке.

понедельник, 1 июля 2013 г.

Решения в среде Business Studio: Варианты процессов, Глоссарий, ITIL.

Открыт и активно наполняется новый раздел Решения в среде Business Studio.

На данный момент в нем представлены два готовых решения ("Варианты процессов" и "Глоссарий") и анонс решения "ITIL", которое сейчас находится в стадии разработки.
От неравнодушных коллег принимаются предложения по наиболее востребованным функциям и предварительные заявки на решение "ITIL".
 


понедельник, 24 июня 2013 г.

Как опубликовать Business Studio Portal по произвольному составу объектов

При работе с порталом часто возникает задача формировать разные наборы данных для разных групп пользователей. Одним из вариантов решения - является использования разграничения доступа к информации на уровне прав, другим вариантом - формирование портала по группе фильтра. Рассмотрим, как работает второй вариант.

В качестве примера попробуем сформировать портал только по целям, показателям и стратегической карте.

Открываем Навигатор делаем щелчок на вкладке Группы и создаем новую группу, например ССП.




 Открываем свойства вновь созданной группы и переходим на вкладку Управление и перетаскиваем в Состав группы интересующие нас элементы.

Закрываем форму Группы ССП и в верхней панели Навигатора выбираем иконку Включить/выключить фильтр.

В открывшемся окне выбираем нашу группу

Проверяем, как отработал фильтр. Открываем, к примеру, вкладку Управление и видим, что отображаются только нужные нам элементы


Последовательно выбираем Отчеты - Business Studio Portal - Сформировать портал

После формирования портала открываем портал и видим, что в набор элементов в веб-навигаторе попали только наши элементы.


Отмечу один нюанс. В настройках портала есть скрытый по умолчанию параметр Группа фильтра.

 Он заполняется автоматически, если мы установили группу фильтра  и запустили формирование портала.

среда, 19 июня 2013 г.

Установка SQL Server

Когда Business Studio устанавливается первый раз, рекомендуется  вместе с установкой программы сразу устанавливать SQL Server и готовые к работе базы данных.

Для установки SQL Server и баз нужно использовать опцию  - Установить базы и настроить SQL, и далее опцию - Установить демонстрационную базу и Установить пустую базу.

Если в результате установки программы  Вы не выбрали указанные опции, либо произошел какой-либо сбой, то всегда есть возможность запустить инсталляцию SQL Server  вручную.

Актуальная инсталляция SQL Server находится в каталоге с дистрибутивом программы по пути:
package\SqlExpress2008R2_BS\ SQLEXPR_x86_RUS.exe .


вторник, 4 июня 2013 г.

Проверка лицензий

Часто возникает вопрос о том, как посмотреть какие лицензии Business Studio используются в компании.
Информацию об основных лицензиях быстро можно проверить из клиентской части: Помощь - О программе. Получим такой результат:

Здесь есть информация о:

  • текущей версии и основной лицензии
  • правах на программу
  • количестве лицензий
  • серийном номере
  • номере лицензии
  • базе данных и сервере

Но, как видим, здесь содержится не совсем полная информация: в частности не видна информация по дополнительным опциям, типу лицензии (постоянная, онлайн).
Для получения более полной информации нужно запустить специальную утилиту, которая находится по пути ..\STU-Soft\Business Studio 4.0\PingService - Ping.Config.exe.
В открывшемся окне переходим на закладку Лицензии:


Кстати. Обновление онлайн-лицензий происходит в автоматическом режиме (раз в сутки). Если нужно обновить информацию по лицензиям оперативно - нажимаем Обновить.

среда, 29 мая 2013 г.

Модификация таблиц SQL

Время от времени от продвинутой части пользователей поступает вопрос о возможности и корректности прямого доступа к данным в базе MS SQL целью их модификации.

Документация на этот счет дает простой и однозначный ответ:


Модификация данных в базе может осуществляться только с помощью Business Studio, либо посредством OLE, либо интерактивно. Прямая модификация таблиц недопустима и, как правило, ведет к нарушению логической целостности данных и ошибкам в работе. Это связано с тем, что для хранения информации применяется технология ORM (объектно-реляционное отображение), использующая сложную и неочевидную структуру БД и требующая особого обращения с данными. 
Что означает, что напрямую модифицировать данные в базе нельзя. 

суббота, 13 апреля 2013 г.

Business Studio Portal нужен

Business Studio Portal нужен если:
1. Нужно автоматическое формирование и публикация моделей.
Мы получаем решение задачи - всегда актуальная информация у владельцев и исполнителей.
Результат: рост удовлетворенности персонала (за счет повышение качества актуальности и доступности информации), снижение непроизводительных затрат рабочего времени для аналитиков и администраторов, повышение качества реальных процессов.

2. Нужно разграничить доступ к информации для различных пользователей.
Мы получаем персональный набор информации для каждого пользователя портала. Это может быть очень актуально, когда нежелательно распространение конфиденциальной информации.
Результат: всегда актуальная конфиденциальная информация у пользователей, конфиденциальная информация защищена.

3. Нужно дать пользователям самые актуальные отчеты без беспокойства аналитиков и администраторов.
Это означает, что пользователь может зайти в портал и запросить самую последнюю версию отчета по бизнес-модели. В противном случае он должен обращаться с просьбами к аналитикам или администраторам и занимать их время, не факт, что получит своевременную версию отчета в требуемый срок.
Результат: рост удовлетворенности пользователей (за счет своевременного получения информации), снижение непроизводительных затрат рабочего времени аналитиков и администраторов.

4. Нужно вовлечь владельцев и исполнителей процессов в обсуждение бизнес-моделей.
За счет доступа к постоянно актуальной информации по бизнес-модели появляется возможность  повысить уровень вовлеченности и, как следствие, повышение качества внедрения, достоверности модели и удовлетворенности персонала. Сотрудники начинают считать процессы своими за счет постоянного доступа и возможности внести предложения и комментарии по модели.
Результат: рост удовлетворенности персонала, повышение шансов на успешное внедрение.

5. Нужно обеспечить ввод и мониторинг значений показателей владельцами и исполнителями.
Каждому пользователю доводятся персональный набор показателей.
Результат: повышения качества управления показателями и исполнительской дисциплины, как следствие - повышение шансов для достижения целей компании.

Таким образом, суммируем  эффекты от портала:
1. Повышение удовлетворенности персонала.
2. Повышение качества бизнес-процессов.
3. Снижение затрат рабочего времени.
4. Повышение шансов успешно внедрить процессный подход.
5. Повышение шансов достичь бизнес-цели компании.


Ясно, что портал нужен! :)

четверг, 4 апреля 2013 г.

Документация одним файлом


Как водится рядом с каждой хорошей новостью идет новость похуже :)
У нас появилась хорошая онлайн-документация и пропала документация в виде одного файла *.doc или *.pdf.
В ближайшее время документации в виде одного файла не предвидится.

суббота, 30 марта 2013 г.

Блок-схема похоронила BPMN :)

Складывается ощущение, что таки блок-схема похоронила BPMN :)

Запомнилось 

при выборе нотации необходимо учитывать следующие четыре аспекта:

1. возможности собственно нотации моделирования бизнес-процессов;
2. возможности инструментального средства моделирования, которое поддерживает (реализует внутри себе) данную нотацию;
3. методику использования нотации и инструмента моделирования в конкретном проекте (а он всегда имеет четкие цели и задачи) конкретной компании (а это значит, что нужно учитывать многие факторы: от бюджета до корпоративной культуры);
4. наличие компетентных специалистов, способных эффективно применять нотацию, создавая модели процессов в среде моделирования для решения конкретных задач по проекту (например, для регламентации деятельности).
5. наличие достаточно компетентных внутренних заказчиков, способных читать нотацию в регламентах бизнес-процессов компании (особенности корпоративной культуры и зрелости управленческих технологий).

Любая схема процесса в достаточной степени субъективна. Даже при использовании такой сложной нотации, как BPMN, у разных специалистов получаются схемы различного вида.

В реальных проектах важно быстро обучить сотрудников описывать процессы и воспринимать разрабатываемые схемы. Чрезмерно сложная нотация моделирования потребует намного больших затрат ресурсов для обучения всех сотрудников. Особенно это касается руководящего состава. Фактор обучения, легкости преодоления барьера освоения «процессного языка» может стать одним из критически важных и значимых для успеха проекта.

пятница, 29 марта 2013 г.

Ошибка лицензирования Business Studio 4.0 Portal Server


Business Studio 4.0 Portal Server при запуске и использовании занимает одну лицензию.

В том случае, если доступных лицензий нет (они уже заняты пользователями) - Business Studio 4.0 Portal Server не запустится вот так:


В логе сервера вы получите сообщение:

[000001] 29.03.2013 13:16:55 Не удалось запустить Business Studio Enterprise или Profession. Проверьте лицензию.
[000002] 29.03.2013 13:16:55 Ошибка. Приложение отсутствует. Метод ПеревестиВСостояниеЗапускается. Статус не установлен.
[000003] 29.03.2013 13:16:55 Процессы не запущены
[000004] 29.03.2013 13:16:55 Ошибка. Приложение отсутствует. Метод ЗапуститьПортал. Статус не установлен.
[000005] 29.03.2013 13:16:55 Портал не запущен



Выходом из данной ситуации может быть использование персональных лицензий Business Studio.

четверг, 28 марта 2013 г.


Как провести спокойное тестирование 

новой версии Business Studio 4.0 

У многих аккуратных пользователей естественно возникает вопрос о том, как протестировать новую версию Business Studio 4.0, проверить правильность конвертации баз, ознакомиться с новым функционалом программы до полного перевода всех баз. Это правильный сценарий и я его всячески поддерживаю.

Итак, какие шаги нужно предпринять для того, чтобы перейти спокойно на версию 4.0.
  1. Прежде всего проверяем контрольный список по готовности к переходу и помним, что системные требования у программы изменились. Если по требованиям вопросов нет - идем дальше, если есть - обращаемся в службу технической поддержки.
  2. Определяем одну или несколько баз версии 3.6, которые мы хотим проверить и делаем их полные резервные копии.
Для сохранения резервной копии в окне выбора баз нажимаем Изменить, а в открывшемся окне Свойства подключения к базе нажимаем Сохранить и выбираем место для сохранения копии базы данных.



Возможные проблемы на данном этапе.

  •  При выборе места сохранения резервной копии (каталога/папки) вы получили сообщение

 

Это означает, что у вас недостаточно прав для сохранения копии базы данных в выбранной папке/каталоге. Попробуйте повторить попытку сохранения, выбрав папку Мои документы или любую другую внутри Моих документов.

  • При сохранении базы вы получили сообщение



Это означает, что база данных находится на другом компьютере (сервере) и вам нужно оттуда запускать сохранение резервной копии.

  1.  Скачиваем последний актуальный дистрибутив версии 4.0 и запускаем установку на компьютере, на котором установлена серверная (конкурентная) или персональная лицензия  версии 3.6.
Версия 4.0 допускает совместное использование с версией 3.6 на одном компьютере, т.к. программы устанавливаются в различные папки.

Примечание:
Обращаю внимание, что частично изменились названия лицензий

Старое название
Новое название
Business Studio 3.6 Enterprise. Серверная лицензия
Business Studio 4.0 Enterprise. Конкурентная лицензия
 Business Studio 3.6 Enterprise. Персональная лицензия
Business Studio 4.0 Enterprise. Персональная лицензия

Для установки вы должны обладать правами администратора.

Примечание.
После установки версии 4.0 повторная активация программы не требуется.

  1. В окне выбора баз открываем свойства Новой базы (это пустая база, которая создается в процессе установки версии 4.0) мы выбираем Загрузить.



Примечание.
Новая база создается в том случае, если в процессе установки была выбрана опция Установить пустую базу. Если такая опция не была выбрана, тогда нужно создать новую базу.


В открывшемся окне, указываем имя базы сервер лицензий и выбираем файл с копией нашей базы и нажимаем Ок.




Примечание.
Требования к имени базы:
  • Имя не должно начинаться с цифры;
  • Имя не должно содержать специальные символы;
  • Имя может содержать цифры, латинские буквы и знак подчеркивания "_".


  1. Не спешите открывать базу, иначе вы получите уведомление о необходимости конвертации


Для конвертации нужно открыть  Свойства базы, в окне Свойства подключения к базе - Дополнительно,  далее в окне Свойства базы данных - Конвертация




Ввиду того, что мы работаем с копией базы, сообщение 


мы воспринимаем  спокойно и с оптимизмом нажимаем Нет.

Открываем базу в новой версии и проверяем корректность данных.


Вы можете сократить время конвертации, если:
  1. Перед конвертацией проведете процедуру удаления помеченных элементов.
  2. Во время конвертации закроете все приложения.



При проведении конвертации обязательно нужно учитывать, что:

  • Для конвертации пользовательских отчетов необходимо присутствие на машине, где запущена конвертация, MS Word 2007/2010. В случае отсутствия MS Word 2007/2010 пользовательские отчеты сконвертированы не будут и утратят работоспособность.
  • Пользовательские отчеты, содержащие макросы, после конвертации могут работать некорректно в связи с изменением механизма работы отчетов. Для корректной работы может потребоваться правка макросов.
  •  При конвертации все отчеты из папки "Отчеты объектов/Шаблоны отчетов" и нижележащих будут удалены/заменены отчетами новых версий. Также будут удалены/заменены отчетами новых версий все отчеты, поставляемые вместе с Business Studio, даже если они были изменены или перемещены в другие папки из исходных. Перед конвертацией сделайте копии необходимых Вам отчетов и переместите эти копии за пределы папки "Шаблоны отчетов" (например, в папку "Отчеты объектов/Пользовательские отчеты").
  • При конвертации все фильтры из папки "Хранимые фильтры/Фильтры отчетов/СТУ" и нижележащих будут удалены/заменены фильтрами новых версий. Также будут удалены/заменены фильтрами новых версий все фильтры, поставляемые вместе с Business Studio, даже если они были изменены или перемещены в другие папки из исходных. Перед конвертацией сделайте копии необходимых Вам фильтров и переместите эти копии за пределы папки "СТУ" (например, в папку "Хранимые фильтры/Пользовательские фильтры").
  • Часто в пользовательских отчетах используются фильтры из поставляемых с Business Studio отчетов (такая ситуация возникает, например, если пользовательский отчет создавался копированием поставляемого с Business Studio отчета). Перед конвертацией следует сделать копии таких фильтров, переместить эти копии за пределы папки "Хранимые фильтры/Фильтры отчетов/СТУ" (например, в папку "Хранимые фильтры/Пользовательские фильтры") и назначить для соответствующих привязок отчета эти копии вместо поставляемых с Business Studio фильтров. Это необходимо в связи с тем, что условия в фильтрах, поставляемых с Business Studio, могут изменяться, и эти фильтры могут стать неработоспособными в пользовательских отчетах после конвертации.
  • В связи с переходом на современный ленточный интерфейс при конвертации удаляются и заменяются новыми версиями все меню из справочника «Меню пользователя». 
  • Если конвертация проводится на компьютере, находящемся не в том же домене, в котором находятся пользователи, присутствующие в этой базе, то объекты, помеченные на редактирование от лица таких пользователей, станут помеченными на редактирование от лица пользователя, проводящего конвертацию.